In Kürze
Der Personalbedarf beschreibt, wie viele und welche Mitarbeiter ein Unternehmen benötigt, um seine Aufgaben zu erfüllen. Sowohl zu wenig als auch zu viel Personal gilt als unwirtschaftlich.
Definition
Der Personalbedarf ist ein zentraler Teil der Personalplanung. Unternehmen ermitteln zunächst den Istzustand – also welche Stellen aktuell vorhanden sind. In kleineren Betrieben genügt dafür eine einfache Stellenliste, in größeren Unternehmen werden zusätzlich Funktionendiagramme und Stellenbeschreibungen genutzt.
Im nächsten Schritt werden die Sollwerte bestimmt: Wie viel Personal wird tatsächlich gebraucht? Diese Planung richtet sich nach den Unternehmenszielen in Bereichen wie Produktion, Vertrieb oder Entwicklung – sie kann also nicht unabhängig davon erfolgen.
Man unterscheidet zwei Arten von Personalbedarf:
- Zukünftiger Personalbedarf: Er ergibt sich aus der langfristigen Unternehmensplanung und beruht auf Schätzungen, die mit zunehmendem Zeitvorgriff ungenauer werden.
- Aktueller Personalbedarf: Er entsteht kurzfristig – etwa durch Schwankungen im Produktionsvolumen oder durch Fluktuation, also das Ausscheiden von Mitarbeitern.
Neben der quantitativen (mengenmäßigen) Seite spielt auch die qualitative Seite eine wichtige Rolle: Es geht nicht nur darum, wie viele Personen gebraucht werden, sondern auch welche Fähigkeiten und Qualifikationen diese mitbringen sollen. Stellenbeschreibungen helfen dabei, diese Anforderungen festzuhalten.
Die Personalbedarfsplanung ist damit eine wichtige Grundlage für die anschließende Personalbeschaffung – also die gezielte Suche nach geeigneten Mitarbeitern.
