In Kürze
Das Personalinformationssystem dient der elektronischen Verarbeitung personenbezogener Beschäftigtendaten. Es unterstützt personalwirtschaftliche und administrative Prozesse im Unternehmen.
Definition
Das Personalinformationssystem ist ein arbeitsrechtliches Instrument zur informationstechnischen Verarbeitung von Beschäftigtendaten im Unternehmen. Es bezeichnet ein softwaregestütztes System zur Erhebung, Speicherung, Pflege und Nutzung personenbezogener Mitarbeiterdaten.
Ein Personalinformationssystem liegt vor, wenn Personalstammdaten, Beschäftigungsdaten und abrechnungsrelevante Informationen systematisch elektronisch verarbeitet werden. Voraussetzung ist eine strukturierte Datenerfassung für Zwecke der Personalverwaltung, Personalplanung oder Entgeltabrechnung.
Erfasst werden insbesondere Angaben zu:
- Person
- Tätigkeit
- Arbeitszeit
- Vergütung
- personalbezogenen Bewegungen
Rechtlich relevant ist das Personalinformationssystem im Zusammenhang mit datenschutzrechtlichen Vorgaben und der Mitbestimmung nach § 87 Absatz 1 Nummer 6 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG).
Es begründet keinen eigenständigen Anspruch auf Einführung oder Nutzung durch Arbeitnehmer.
Abzugrenzen ist das Personalinformationssystem von der analogen Personalakte als rein dokumentarischem Aufbewahrungsmittel.
In der betrieblichen Praxis bildet es die technische Grundlage für personalbezogene Verwaltungs- und Steuerungsprozesse.
