Personalinformationssystem

In Kürze

Ein Personalinformationssystem erfasst, speichert und wertet personenbezogene Mitarbeiterdaten elektronisch aus — von der Lohnabrechnung bis zur Personalplanung. Der Betriebsrat hat dabei wichtige Mitbestimmungsrechte nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG.

Definition

Das Personalinformationssystem ist ein softwaregestütztes System zur Erhebung, Speicherung, Pflege und Nutzung personenbezogener Beschäftigtendaten im Unternehmen. Es entstand aus der Weiterentwicklung klassischer Personalakten und manueller Lohnabrechnungen und bildet heute die technische Grundlage für personalbezogene Verwaltungs- und Steuerungsprozesse.

Die Grundlage bilden Personaldatenbanken, in denen systematisch Daten für Zwecke der Personalverwaltung, Personalplanung und Entgeltabrechnung erfasst werden. Weil für jeden Mitarbeiter aufgrund von weit über hundert Gesetzen und Verordnungen mehr als zweihundert Einzelangaben geführt werden müssen, sind solche Systeme heute auch in Kleinbetrieben verbreitet.

Erfasst werden insbesondere Angaben zu:

• Person und Personalstammdaten
• Tätigkeit und Beschäftigungsdaten
• Arbeitszeit
• Vergütung und abrechnungsrelevanten Informationen
• personalbezogenen Bewegungen
• Leistungsdaten einzelner Mitarbeiter oder Mitarbeitergruppen

Man unterscheidet zwei grundlegende Systemtypen:

• Administrative Systeme — decken rechtliche und betriebliche Anforderungen der Lohn- und Gehaltsabrechnung ab.
• Dispositive Systeme — unterstützen die gesamte Personalplanung und den Personaleinsatz.

Je mehr Daten zusammenfließen, desto umfassender ist das Bild, das das System über die Belegschaft liefert. Abzugrenzen ist das Personalinformationssystem von der analogen Personalakte als rein dokumentarischem Aufbewahrungsmittel.

Mitbestimmung des Betriebsrats: Werden Leistungs- oder Verhaltensdaten von Arbeitnehmern mithilfe technischer Einrichtungen überwacht oder ausgewertet, greift das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG). Das gilt zum Beispiel auch bei technischer Kontrolle der Pünktlichkeit. Der Betriebsrat muss der Einführung und Nutzung solcher Systeme zustimmen, sofern keine abweichenden gesetzlichen oder tariflichen Regelungen bestehen. Daneben sind datenschutzrechtliche Vorgaben zu beachten.

Das Personalinformationssystem begründet keinen eigenständigen Anspruch auf Einführung oder Nutzung durch Arbeitnehmer.