In Kürze
Die Personalkostenanalyse ist ein Instrument, mit dem Unternehmen ihre Personalkosten systematisch untersuchen und bewerten. Ziel ist es, Einsparpotenziale zu erkennen und die Effizienz im Personalbereich zu steigern.
Definition
Bei der Personalkostenanalyse werden Kennzahlen aus dem Personalbereich ermittelt und ausgewertet. Diese Kennzahlen drücken in kompakter Form wichtige Zusammenhänge aus — zum Beispiel, wie hoch der Personalaufwand im Verhältnis zum Umsatz oder zum Gesamtaufwand eines Unternehmens ist.
Ein zentrales Beispiel ist die Personalintensität: Sie zeigt, welchen Anteil die Personalkosten am Umsatz oder am Gesamtaufwand ausmachen. Beträgt der Personalaufwand etwa 600.000 Euro bei einem Umsatz von 1.500.000 Euro, liegt die Personalintensität bei 40 Prozent.
Damit Kennzahlen aussagekräftig sind, werden sie über mehrere Jahre hinweg verglichen (Zeitreihenvergleich) oder mit Zahlen ähnlicher Unternehmen der gleichen Branche gegenübergestellt (Branchenvergleich).
Ein weiteres Werkzeug der Personalkostenanalyse ist das Benchmarking. Dabei werden die eigenen Kennzahlen mit den Bestwerten anderer Unternehmen verglichen, um Schwachstellen aufzudecken und Verbesserungen einzuleiten. Man unterscheidet drei Arten:
- Internes Benchmarking: Vergleich zwischen Abteilungen, Standorten oder Tochtergesellschaften im eigenen Unternehmen
- Externes Benchmarking: Vergleich mit Wettbewerbern der gleichen Branche
- Funktionales Benchmarking: Branchenunabhängiger Vergleich bestimmter Abläufe oder Funktionen, z. B. die Anzahl der Lohnbuchhalter je 1.000 Mitarbeiter
Ein bekanntes Problem beim Benchmarking ist, dass die verwendeten Daten meist aus der Vergangenheit stammen, während Unternehmen eigentlich zukunftsorientiert planen wollen. Außerdem lassen sich qualitative Aspekte — also nicht in Zahlen messbare Faktoren — nur schwer erfassen.
