In Kürze
Eine Rechnung ist eine rechtliche Urkunde, die ein Unternehmen für eine erbrachte Lieferung oder Leistung ausstellt. Sie muss bestimmte Pflichtangaben enthalten, damit sie steuerlich anerkannt wird.
Definition
Eine Rechnung dokumentiert einen Leistungsaustausch zwischen einem Leistungserbringer und einem Leistungsempfänger. Juristisch gilt sie als Urkunde und darf nach ihrer Ausstellung nicht einseitig verändert werden. Die Bezeichnung „Rechnung" ist dabei nicht zwingend — auch Begriffe wie „Abrechnung", „Leistungsaufstellung" oder „Quittung" sind möglich.
Unternehmen sind berechtigt, für ihre Lieferungen und Leistungen Rechnungen auszustellen. Gegenüber anderen Unternehmen oder juristischen Personen besteht auf Verlangen sogar eine Pflicht zur Rechnungsstellung. Der Empfänger kann eine ordnungsgemäße Rechnung einfordern und die Zahlung bis zu deren Vorlage verweigern.
Pflichtangaben einer Rechnung nach dem Umsatzsteuergesetz (UStG):
- Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
- Name und Anschrift des Leistungsempfängers
- Ausstellungsdatum
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Menge und Bezeichnung der Lieferung oder Art und Umfang der Leistung
- Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
- Entgelt (Nettobetrag)
- Im Voraus vereinbarte Preisnachlässe
- Gesondert ausgewiesener Steuerbetrag oder Hinweis auf Steuerbefreiung
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers
Fehlt eine dieser Angaben, ist die Rechnung nicht ordnungsgemäß. Der Empfänger darf dann gemäß § 15 UStG keine Vorsteuer abziehen.
Für Kleinbetragsrechnungen bis 150 Euro gelten vereinfachte Anforderungen nach § 33 UStDV: Hier sind unter anderem Name und Anschrift des Ausstellers, Ausstellungsdatum, Leistungsbeschreibung, Gesamtbetrag mit Steuersatz sowie ein Hinweis auf eine etwaige Steuerbefreiung ausreichend. Angaben zum Empfänger oder zum genauen Leistungszeitpunkt sind nicht zwingend erforderlich.
Rechnungen können auf Papier, per Fax oder elektronisch (z. B. per E-Mail mit PDF-Anhang) übermittelt werden. Elektronische Rechnungen müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist auf einem unveränderlichen Datenträger gespeichert bleiben — ein Papierausdruck genügt nicht.
Aufbewahrungsfristen:
- Unternehmen: 10 Jahre
- Privatpersonen: 2 Jahre (mit Zahlungsbeleg); auf diese Pflicht muss in der Rechnung hingewiesen werden
Nur der Aussteller einer Rechnung darf diese korrigieren oder ergänzen. Der Empfänger muss eine fehlerhafte Rechnung zur Korrektur zurücksenden. Dasselbe gilt für Gutschriften.
