In Kürze
Sozialversicherungsbeiträge müssen Arbeitgeber spätestens am drittletzten Bankarbeitstag des laufenden Monats in voraussichtlicher Höhe an die Einzugsstellen zahlen. Die rechtliche Grundlage ist § 23 SGB IV.
Definition
Arbeitgeber sind verpflichtet, den Gesamtsozialversicherungsbeitrag — also Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung — monatlich abzuführen. Da die genaue Lohnabrechnung oft erst nach dem Fälligkeitstermin feststeht, zahlen sie zunächst die voraussichtliche Beitragsschuld. Diese Vorauszahlung nennt man Beitragsprognose.
Verbleibt nach der endgültigen Abrechnung ein Restbetrag, wird dieser am drittletzten Bankarbeitstag des Folgemonats fällig. Eine Überzahlung wird mit der nächsten Zahlung verrechnet. Wichtig: Die Beiträge müssen bis zum Fälligkeitstag auf dem Konto der Einzugsstelle eingegangen sein — nicht nur abgeschickt.
Haben alle Beschäftigten ein gleichbleibendes Monatsgehalt, ist die Prognose einfach: Die voraussichtliche Schuld entspricht der endgültigen. Gibt es dagegen variable Entgeltbestandteile wie Provisionen oder Tantiemen, muss der Arbeitgeber diese in die Prognose einbeziehen — und die Berechnungsgrundlagen für eine mögliche Betriebsprüfung dokumentieren.
Als Alternative zur Prognose darf der Arbeitgeber unter bestimmten Voraussetzungen auch den Beitrag des Vormonats als Vorauszahlung leisten — zum Beispiel bei regelmäßigem Mitarbeiterwechsel oder stark schwankenden Entgelten.
Der Beitragsnachweis muss rechtzeitig bei der Einzugsstelle eingehen. Reicht der Arbeitgeber ihn nicht rechtzeitig ein, darf die Krankenkasse die Beitragsschuld selbst schätzen (§ 28f Abs. 3 SGB IV).
Die Träger der Rentenversicherung prüfen mindestens alle vier Jahre, ob Arbeitgeber ihre Beitragspflichten korrekt erfüllen (§ 28p Abs. 1 SGB IV). Wurde die voraussichtliche Beitragsschuld zu niedrig angesetzt, können Säumniszuschläge erhoben werden.
Folgende Gesetzesgrundlagen sind besonders relevant:
- § 23 Abs. 1 SGB IV — Fälligkeit der Beiträge, drittletzter Bankarbeitstag
- § 22 Abs. 1 SGB IV — Entstehung des Beitragsanspruchs bei Einmalzahlungen
- § 28f Abs. 3 SGB IV — Pflicht zum Beitragsnachweis, Schätzungsrecht der Kasse
- § 28p Abs. 1 SGB IV — Betriebsprüfung durch die Rentenversicherung
