In Kürze
Eine Anfrage ist ein betriebswirtschaftliches Instrument, mit dem ein Unternehmen bei Lieferanten Preise und Konditionen für benötigte Waren oder Dienstleistungen einholt. Sie ist für das anfragende Unternehmen rechtlich unverbindlich.
Definition
Stellt ein Unternehmen fest, dass es bestimmte Güter oder Dienstleistungen benötigt, wendet es sich mit einer Anfrage an mögliche Lieferanten. Ziel ist es herauszufinden, ob und zu welchen Bedingungen — also Preis, Lieferzeit und Zahlungsmodalitäten — die gewünschte Leistung bezogen werden kann.
Wichtig: Die Anfrage verpflichtet das anfragende Unternehmen zu nichts. Es muss ein eingehendes Angebot nicht annehmen. Für Anfragen gibt es keine gesetzlichen Formvorschriften.
Man unterscheidet zwei Arten von Anfragen:
- Allgemeine Anfrage: Bezieht sich auf das gesamte Lieferprogramm eines Anbieters — typisch bei neuen Lieferanten.
- Spezielle Anfrage: Richtet sich gezielt auf ein bestimmtes Produkt oder eine bestimmte Dienstleistung — meist bei bekannten Lieferanten.
In der Regel werden mehrere Lieferanten gleichzeitig angefragt. Nach Eingang der Angebote vergleicht das Unternehmen diese und wählt das günstigste aus.
Aus rechtlicher Sicht ist das daraufhin eingehende Angebot des Lieferanten eine Willenserklärung und damit der erste Schritt zu einem Vertragsabschluss — ein sogenannter Antrag gemäß § 145 BGB. Viele Anbieter schränken ihre Bindung jedoch durch sogenannte Freizeichnungsklauseln ein, erkennbar an Zusätzen wie „freibleibend" oder „ohne Obligo". Das bedeutet: Der Anbieter ist an sein Angebot nicht fest gebunden.
Eine vollständige Anfrage enthält in der Regel folgende Bestandteile:
- Einleitung (wie wurde man auf den Lieferanten aufmerksam?)
- Kurze Vorstellung des eigenen Unternehmens (vor allem bei neuen Lieferanten)
- Grund der Anfrage und Auflistung der benötigten Güter oder Dienstleistungen
- Angaben zu gewünschter Qualität und Menge
- Fragen zu Preis, Lieferbedingungen, Zahlungsbedingungen und Lieferzeiten
- Schlusstext
