Beschaffung

In Kürze

Beschaffung bezeichnet die Versorgungsfunktion eines Unternehmens: Sie stellt sicher, dass alle benötigten Güter und Dienstleistungen in der richtigen Menge und Qualität zur richtigen Zeit am richtigen Ort verfügbar sind, um einen kontinuierlichen Leistungsprozess zu gewährleisten.

Definition

Beschaffung ist neben Produktion und Absatz eine der drei Hauptfunktionen eines produzierenden Unternehmens. Sie umfasst alle betrieblichen Tätigkeiten zur Erlangung und Bereitstellung von Gütern und Leistungen, die das Unternehmen für seine eigene Leistungserstellung benötigt, aber nicht selbst herstellt. Art, Menge, Qualität, Zeitpunkt und Ort der Bereitstellung werden dabei organisatorisch festgelegt.

Der Begriff Beschaffung wird oft gleichbedeutend mit Einkauf verwendet. Genau genommen ist die Beschaffung jedoch weiter gefasst und stärker strategisch ausgerichtet, während der Einkauf als eine Teilfunktion der Beschaffung gilt. Abzugrenzen ist die Beschaffung außerdem von der Materialwirtschaft, die zusätzlich interne Lager- und Dispositionsprozesse umfasst.

Was zählt zu den Beschaffungsobjekten? Im engeren Sinne sind das Sachgüter wie Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe, Zulieferteile sowie Dienstleistungen und Rechte (z. B. Patente, Lizenzen). Im weiteren Sinne gehören auch Investitionsgüter, Arbeitskräfte, Kapital, Informationen und finanzielle Mittel dazu.

Welche Aufgaben hat die Beschaffung? Der Beschaffungsprozess gliedert sich in mehrere Phasen:

• Vorbereitung: Bedarfsermittlung und Festlegung der Anforderungen
• Anbahnung: Lieferantensuche, Angebotseinholung und -analyse sowie Lieferantenauswahl
• Abschluss: Vertragsverhandlungen, Vertragsabschluss und Bestellung
• Realisation: Überwachung der Lieferung, Warenannahme und -kontrolle sowie Einlagerung

Darüber hinaus gehören Beschaffungsmarktforschung, die Entwicklung einer einheitlichen Beschaffungspolitik sowie die Organisation der internen Abläufe zu den wichtigen Aufgaben. Eine gesetzliche Verpflichtung zur Durchführung oder konkreten Ausgestaltung der Beschaffung besteht nicht.

Welche Ziele verfolgt die Beschaffung? Die drei zentralen Ziele sind:

• Qualitätsziele: Die eingekauften Materialien sollen die geforderten Anforderungen an Funktion, Haltbarkeit und Verarbeitbarkeit erfüllen.
• Kostenziele: Da Materialkosten in vielen Branchen über 50 % des Umsatzes ausmachen, ist eine kosteneffiziente Beschaffung entscheidend für den Unternehmenserfolg.
• Logistikziele: Zuverlässige Lieferanten und reduzierte Lagerbestände verbessern die Lieferfähigkeit und erhöhen die finanzielle Flexibilität des Unternehmens.

In der Praxis können diese Ziele in Konflikt geraten. Deshalb legt die Unternehmensführung eine Zielhierarchie fest, die bestimmt, welches Ziel im Zweifelsfall Vorrang hat. Insgesamt besitzt die Beschaffung praktische Relevanz für Kostensteuerung, Versorgungssicherheit und Ablaufstabilität der betrieblichen Wertschöpfung.