In Kürze
Bei einer Betriebsprüfung kontrolliert der Rentenversicherungsträger, ob ein Arbeitgeber Sozialversicherungsbeiträge korrekt berechnet und abgeführt hat. Seit 2023 läuft diese Prüfung grundsätzlich elektronisch.
Definition
Der Rentenversicherungsträger prüft bei Arbeitgebern alle Bereiche, die für die Sozialversicherung relevant sind. Im Mittelpunkt steht die Frage, ob Beschäftigte richtig als versicherungspflichtig oder versicherungsfrei eingestuft wurden und ob die Beiträge zur Lohn- und Gehaltsabrechnung korrekt berechnet wurden.
Der Prüfer darf Unterlagen aus dem Bereich der Lohn- und Gehaltsabrechnung einsehen, jedoch nicht aus dem allgemeinen Rechnungswesen. Das regelt § 11 Abs. 2 Beitragsverfahrensverordnung (BVV). Arbeitgeber sind verpflichtet, alle relevanten Unterlagen auf Verlangen vorzulegen — darunter auch Bescheide und Prüfberichte der Finanzbehörden, zum Beispiel Lohnsteuerhaftungsbescheide.
Zur Prüfung gehören außerdem:
- Pflichtbeiträge zur Pflegeversicherung für freiwillig Krankenversicherte
- Umlagen nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz (Umlagepflicht und Beitragsverfahren)
Nicht Gegenstand der Betriebsprüfung sind hingegen die Erstattungen nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz sowie die Zahlung freiwilliger Krankenversicherungsbeiträge — dafür ist die jeweilige Krankenkasse zuständig. Gleiches gilt für Beiträge aus Versorgungsbezügen nach § 256 SGB V.
Seit dem 1. Januar 2023 ist die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) für Arbeitgeber verpflichtend. Entgeltunterlagen müssen in elektronischer Form geführt und übermittelt werden — diese Pflicht gilt bereits seit dem 1. Januar 2022. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Arbeitgeber zusätzlich relevante Daten aus der Finanzbuchhaltung elektronisch übermitteln. In begründeten Einzelfällen kann auf Antrag eine Befreiung bis zum 31. Dezember 2026 gewährt werden.
