In Kürze
Bei einer Betriebsprüfung durch die Rentenversicherung müssen Arbeitgeber bestimmte Unterlagen zur Lohn- und Gehaltsabrechnung vorlegen. Welche das sind und was sie enthalten müssen, regelt vor allem die Beitragsverfahrensverordnung (BVV).
Definition
Die Rentenversicherung prüft regelmäßig, ob Arbeitgeber die Sozialversicherungsbeiträge ihrer Beschäftigten korrekt berechnet und abgeführt haben. Dafür benötigen die Prüfer Einblick in die sogenannten Entgeltunterlagen — also alle Aufzeichnungen rund um Beschäftigung und Lohnzahlung.
Die wichtigsten Pflichtangaben in den Entgeltunterlagen sind in § 8 Abs. 1 BVV aufgelistet. Dazu gehören unter anderem:
- Name, Geburtsdatum und Anschrift des Beschäftigten
- Beginn und Ende der Beschäftigung
- Art der Beschäftigung und Angaben zur Versicherungspflicht
- Das gezahlte Arbeitsentgelt, seine Zusammensetzung und zeitliche Zuordnung
- Das beitragspflichtige Entgelt bis zur Beitragsbemessungsgrenze
- Beitragsgruppenschlüssel und zuständige Krankenkasse
- Gezahltes Kurzarbeitergeld und die darauf entfallenden Beiträge
Viele dieser Unterlagen müssen in elektronischer Form geführt werden. Bis Ende 2026 können Arbeitgeber auf Antrag eine Ausnahme beantragen und Unterlagen noch in Papierform führen.
Das Entgeltkonto ist die zentrale Unterlage bei der Prüfung. Es fasst für jeden Beschäftigten die persönlichen Daten und die monatliche Brutto-/Nettoabrechnung zusammen — entweder als Jahreslohnkonto oder als geordnete Sammlung der Einzelabrechnungen.
Zusätzlich muss der Arbeitgeber für jeden Abrechnungszeitraum eine Beitragsabrechnung erstellen — getrennt nach Krankenkassen. Diese Liste enthält alle Beschäftigten mit ihren beitragspflichtigen Entgelten, Beitragsgruppen und den jeweiligen Beitragsanteilen von Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Berichtigungen oder Stornierungen sind dabei besonders zu kennzeichnen (§ 9 Abs. 1 BVV).
Für Betriebe im Baugewerbe gilt seit 2002 eine zusätzliche Pflicht: Die Unterlagen müssen so gestaltet sein, dass Arbeitnehmer, Entgelte und Beiträge dem jeweiligen Dienst- oder Werkvertrag zugeordnet werden können (§ 28f Abs. 1a SGB IV).
