Inventar

In Kürze

Das Inventar ist ein vollständiges, stichtagsbezogenes Verzeichnis aller Vermögensgegenstände und Schulden eines Unternehmens nach Art, Menge und Wert. Es bildet die detaillierte Grundlage für die Bilanz und den Jahresabschluss.

Definition

Inventar ist ein handelsrechtlicher Begriff. Es bezeichnet die schriftliche Zusammenfassung aller Ergebnisse einer Inventur — also der körperlichen Bestandsaufnahme. Für jeden erfassten Posten werden Art, Menge und Wert angegeben. Aus der Gegenüberstellung von Vermögen und Schulden ergibt sich das Reinvermögen (Eigenkapital) des Unternehmens.

Das Inventar umfasst folgende Bereiche:

• Anlagevermögen
• Umlaufvermögen
• Schulden
• rechnerisch abgeleitetes Reinvermögen

Gesetzlich geregelt ist die Aufstellungspflicht in § 240 Abs. 1 und 2 HGB. Ein Unternehmen muss das Inventar aufstellen:

• zu Beginn seines Handelsgewerbes
• zum Schluss eines jeden Geschäftsjahres

In das Inventar gehören alle Wirtschaftsgüter — auch solche, die bereits vollständig abgeschrieben sind. Weicht der tatsächliche Bestand (Istbestand) vom gebuchten Bestand (Sollbestand) ab, muss die Buchhaltung entsprechend den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) angepasst werden.

Wichtig: Im Inventar wird das wirtschaftliche Eigentum erfasst, nicht das formelle. Das bedeutet zum Beispiel, dass unter Eigentumsvorbehalt gelieferte Waren beim Käufer eingetragen werden, nicht beim Lieferanten. Verpfändete Gegenstände erfasst der Pfandgeber, sicherheitsübereignete Gegenstände der Sicherungsgeber.

Jeder Eintrag im Inventar sollte folgende Angaben enthalten:

• Menge (Maß, Zahl, Gewicht)
• verständliche Bezeichnung (Art, Artikelnummer, Größe)
• Wert je Maßeinheit
• Gesamtwert unter Berücksichtigung der Menge
• Gesamtsumme des Bestandes

Eine Unterschrift unter das Inventar ist nicht erforderlich. Es muss jedoch so gestaltet sein, dass sachverständige Dritte — etwa im Rahmen einer Außenprüfung — Mengen und Werte jederzeit nachvollziehen können. Eine Veröffentlichungspflicht gegenüber der Öffentlichkeit besteht nicht.

Die Originalaufzeichnungen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem das Inventar aufgestellt wurde. Rechtsgrundlagen sind § 257 Abs. 1, 4 und 5 HGB sowie § 147 Abs. 1 und 4 AO. Werden diese Fristen nicht eingehalten, gilt die gesamte Buchführung als nicht ordnungsgemäß — mit möglichen nachteiligen Folgen für das Unternehmen.

Abzugrenzen ist das Inventar von der Bilanz: Die Bilanz ist eine verdichtete Wertdarstellung ohne Mengenangaben, während das Inventar die vollständige Detailgrundlage liefert.