In Kürze
Besprechungen sind ein zentrales Kommunikationsmittel im Betrieb. Wer sie gut vorbereitet, strukturiert leitet und nachbereitet, spart Zeit und erzielt bessere Ergebnisse.
Definition
Eine Besprechung ist ein geplantes Treffen mehrerer Personen, um gemeinsam Informationen auszutauschen, Entscheidungen zu treffen oder Aufgaben zu koordinieren. Im Betrieb kommen Besprechungen in vielen Formen vor – etwa als Teamrunde, Ausschusssitzung oder Gespräch zwischen Betriebsrat und Arbeitgeber.
Damit eine Besprechung ihren Zweck erfüllt, sollten alle Beteiligten – besonders die leitende Person – drei Phasen im Blick behalten:
Vor der Besprechung gilt es zu prüfen, ob das Treffen wirklich notwendig ist oder ob eine Alternative wie eine Telefonkonferenz ausreicht. Die Teilnehmerzahl sollte auf das Nötigste begrenzt, eine klare Tagesordnung mit Zeitvorgaben erstellt und alle Beteiligten rechtzeitig eingeladen werden.
Während der Besprechung sollte pünktlich begonnen und die Zeit für jeden Tagesordnungspunkt eingehalten werden. Störungen von außen und Abschweifungen sind zu vermeiden. Es empfiehlt sich, ein knappes Ergebnis- oder Beschlussprotokoll führen zu lassen – kein ausführliches Wortprotokoll.
Nach der Besprechung wird das Protokoll geprüft und an alle Teilnehmer weitergegeben. Delegierte Aufgaben sollten darin mit einem klaren Erledigungstermin festgehalten sein. Ein kurzer Abgleich zwischen geplantem und tatsächlichem Ablauf hilft, künftige Besprechungen zu verbessern.
