In Kürze
Ein Personalabrechnungssystem ist die technische Lösung, mit der Unternehmen Lohn- und Gehaltszahlungen berechnen und Personaldaten verwalten. Es besteht aus Hardware und Software und übernimmt viele administrative Aufgaben rund um das Personalwesen.
Definition
Ein Personalabrechnungssystem umfasst alle technischen Mittel — also Computer, Netzwerk und Software —, die ein Unternehmen für die Verwaltung seiner Beschäftigten und die monatliche Vergütungsabrechnung einsetzt.
Zu den typischen Aufgaben gehören:
- Arbeitszeitermittlung: Anwesenheit, Fehlzeiten, Urlaub, Schichtpläne
- Personalstammdatenverwaltung: Erfassung und Pflege aller persönlichen und vertraglichen Daten der Beschäftigten
- Monatliche Lohn- und Gehaltsabrechnung
- Personalberichterstattung: Statistiken für interne Zwecke sowie Meldungen an Behörden, Krankenkassen und Berufsgenossenschaften
- Administration: Erstellung von Bescheinigungen, Schriftverkehr bei Einstellung oder Entlassung, Terminüberwachung
Personalabrechnungssysteme müssen hohe Anforderungen an den Datenschutz erfüllen. Dazu gehören die Vertraulichkeit aller Personaldaten, der Schutz vor unberechtigten Änderungen sowie die regelmäßige automatische Datensicherung.
Damit ein System für das maschinelle Meldeverfahren in der Sozialversicherung zugelassen ist, benötigt die eingesetzte Software ein gültiges GKV-Zertifikat. Dieses wird von der zuständigen Prüfungseinrichtung der gesetzlichen Krankenkassen vergeben und stellt sicher, dass die Software die gesetzlichen Vorgaben für den Datenaustausch mit den Krankenkassen erfüllt.
Kleinere Unternehmen können die Personalabrechnung ganz oder teilweise an externe Dienstleister auslagern. Zu den typischen Basisleistungen eines solchen Dienstleisters zählen die fristgerechte Erstellung der Abrechnung, die Datenübermittlung an Behörden und Krankenkassen sowie die Bereitstellung monatlicher Auswertungen.
Wechselt ein Unternehmen das Personalabrechnungssystem, müssen alle Beschäftigten beim alten System ordnungsgemäß abgemeldet und beim neuen System neu angemeldet werden. Manche Systeme erledigen diesen Vorgang automatisch.
