In Kürze
Die Personalakte ist eine Sammlung aller Unterlagen, die die persönlichen und beruflichen Verhältnisse eines Arbeitnehmers betreffen. Jeder Arbeitnehmer hat das Recht, in seine eigene Personalakte Einsicht zu nehmen.
Definition
Eine Personalakte umfasst alle Urkunden, Belege und Schriftwechsel, die im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis eines Arbeitnehmers stehen. Es spielt keine Rolle, ob sie als Papierakte, Kartei oder digitale Datei geführt wird.
Der Arbeitgeber ist gesetzlich nicht verpflichtet, eine Personalakte zu führen. In der Praxis ist sie jedoch für die Personalverwaltung und zur Erfüllung handels-, steuer- und sozialversicherungsrechtlicher Pflichten nahezu unverzichtbar.
Typische Inhalte einer Personalakte sind:
- Bewerbungsunterlagen und Ergebnisse von Eignungstests
- Beurteilungen, Bescheinigungen und Zeugnisse
- Abmahnungen und Verwarnungen
- Krankheitszeiten und Arbeitsunfälle
- Angaben zu Berufsbildung und beruflicher Entwicklung
- Steuerkarte und Schriftwechsel
Der Arbeitgeber muss bei der Aufnahme von Unterlagen das Persönlichkeitsrecht des Arbeitnehmers beachten. Unrichtige Einträge muss er auf Verlangen korrigieren. Tut er das nicht, kann der Arbeitnehmer das Arbeitsgericht anrufen.
Einsichtsrecht: Jeder Arbeitnehmer darf während der Arbeitszeit jederzeit und ohne Begründung in seine Personalakte einsehen – auch in Nebenakten. Er darf sich Notizen machen. Nach § 83 BetrVG kann er dabei ein Betriebsratsmitglied hinzuziehen, das zur Verschwiegenheit verpflichtet ist.
Nach § 83 Abs. 2 BetrVG hat der Arbeitnehmer außerdem das Recht, schriftliche Gegendarstellungen zur Personalakte einzureichen. Diese müssen auf sein Verlangen beigefügt werden.
Datenschutz: Der Arbeitgeber ist verpflichtet, Personalakten sorgfältig zu verwahren und vertraulich zu behandeln. Er darf Inhalte ohne Zustimmung des Arbeitnehmers nicht an Dritte weitergeben. Digitale Personalakten unterliegen zusätzlich dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).
