Vorstellungskosten

In Kürze

Vorstellungskosten sind Aufwendungen, die einem Bewerber durch die Teilnahme an einem Vorstellungsgespräch entstehen – etwa Fahrt-, Übernachtungs- und Verpflegungskosten. Ob der Arbeitgeber diese erstatten muss, hängt vor allem davon ab, wer die Initiative zur Vorstellung ergriffen hat.

Definition

Vorstellungskosten bezeichnen notwendige Aufwendungen von Bewerbenden im Zusammenhang mit einem konkreten Vorstellungstermin. Erfasst sind nur Kosten, die objektiv durch die Teilnahme am Auswahlgespräch veranlasst sind und in sachlichem Zusammenhang mit der angestrebten Stellenbesetzung stehen.

Fordert ein Arbeitgeber einen Bewerber ausdrücklich zur Vorstellung auf, entsteht nach §§ 662 ff. BGB ein auftragsähnliches Rechtsverhältnis. Daraus folgt gemäß § 670 BGB ein Anspruch des Bewerbers auf Erstattung der notwendigen Aufwendungen.

Stellt sich der Bewerber dagegen auf eigene Initiative vor – etwa nach einer Stellenanzeige oder auf Vermittlung der Arbeitsvermittlung – besteht grundsätzlich kein Erstattungsanspruch, sofern der Arbeitgeber keine entsprechende Zusage gemacht hat. Auch eine bloße Zustimmung des Arbeitgebers zu einem vom Bewerber vorgeschlagenen Termin begründet keinen Anspruch.

Hat der Arbeitgeber in der Stellenanzeige oder im Einladungsschreiben ausdrücklich die Kostenübernahme zugesagt, entsteht ein vertraglicher Erstattungsanspruch – unabhängig davon, wer die Initiative ergriffen hat.

Der Arbeitgeber kann die Erstattung ausdrücklich ausschließen, muss dies aber spätestens mit der Einladung zur Vorstellung mitteilen. Fehlt ein solcher Hinweis, sind grundsätzlich alle Kosten zu erstatten, die der Bewerber den Umständen nach für erforderlich halten durfte.

Zu den erstattungsfähigen Kosten gehören im Einzelnen:

• Fahrtkosten: Bei Anreise mit dem eigenen Fahrzeug kann die Kilometerpauschale verlangt werden, sofern der Arbeitgeber nicht vorab auf günstigere Alternativen hingewiesen hat. Flugkosten werden nur erstattet, wenn sie insgesamt günstiger sind als andere Reisemöglichkeiten.
• Übernachtungskosten: Erstattungsfähig, wenn eine Hin- und Rückreise am selben Tag wegen der Entfernung oder des Gesprächstermins nicht zumutbar ist.
• Verpflegungskosten: Erstattung nach steuerlichen Pauschalsätzen oder gegen Belege für die tatsächlich entstandenen Kosten.

Nicht erstattungsfähig sind hingegen Zeitaufwand, genommene Urlaubstage oder entstandener Verdienstausfall – diese gehen stets zulasten des Bewerbers. Vorstellungskosten begründen zudem keinen Anspruch auf Abschluss eines Arbeitsvertrages.

Der Erstattungsanspruch besteht unabhängig davon, ob das Arbeitsverhältnis tatsächlich zustande kommt. Auch ein eingestellter Bewerber kann die Erstattung seiner Vorstellungskosten verlangen.

Abzugrenzen sind Vorstellungskosten von Reisekosten im bestehenden Arbeitsverhältnis, die anderen rechtlichen Maßstäben unterliegen.