Betriebsausgaben

In Kürze

Betriebsausgaben sind alle Aufwendungen, die durch den Betrieb eines Unternehmens entstehen und betrieblich veranlasst sind. Sie mindern in der Regel den steuerpflichtigen Gewinn — es gibt jedoch gesetzlich geregelte Ausnahmen, bei denen der Abzug eingeschränkt oder ausgeschlossen ist.

Definition

Betriebsausgaben sind Aufwendungen, die objektiv durch den Betrieb wirtschaftlich verursacht werden. Maßgeblich ist § 4 Absatz 4 Einkommensteuergesetz (EStG) als zentrale Rechtsgrundlage. Ob eine Ausgabe besonders notwendig oder üblich ist, spielt dabei grundsätzlich keine Rolle.

Voraussetzung ist ein tatsächlicher oder wirtschaftlicher Zusammenhang zwischen dem Aufwand und der betrieblichen Tätigkeit. Der Grund für die Ausgabe muss im Unternehmen liegen — nicht in der privaten Lebensführung des Unternehmers. Ausgaben für den täglichen Lebensbedarf sind daher keine Betriebsausgaben.

Schwieriger wird es bei sogenannten gemischten Aufwendungen, die sowohl den privaten als auch den betrieblichen Bereich betreffen. Hier gilt grundsätzlich ein Aufteilungs- und Abzugsverbot — nur der klar betriebliche Anteil darf abgezogen werden, sofern er sich anhand objektiver Merkmale bestimmen lässt.

Betriebsausgaben sind von Werbungskosten abzugrenzen, die bei nichtselbstständiger Tätigkeit (also als Arbeitnehmer) anfallen.

Die meisten Betriebsausgaben sind uneingeschränkt abziehbar. Es gibt jedoch gesetzlich festgelegte Ausnahmen — sogenannte nicht abziehbare Betriebsausgaben. Dazu gehören unter anderem:

• Aufwendungen für Jagd, Fischerei, Segeljachten, Motorjachten, Golf- oder Tennisplätze sowie Reitpferde
• Unangemessene Bewirtungskosten
• Geschenke über 35 Euro
• Häusliches Arbeitszimmer (nur begrenzt abziehbar)
• Verpflegungsmehraufwand, soweit er die gesetzlichen Pauschbeträge übersteigt
• Hinterziehungszinsen auf betriebliche Steuern

Für eingeschränkt abziehbare Ausgaben gelten besondere Aufzeichnungspflichten: Sie müssen einzeln und getrennt von den übrigen Betriebsausgaben erfasst werden — zum Beispiel auf einem eigenen Konto in der Buchhaltung. Wer diese Pflicht verletzt, verliert das Recht, die Ausgaben steuerlich geltend zu machen.

Werden Betriebsausgaben später erstattet, zählt die Erstattung als Betriebseinnahme und erhöht entsprechend den Gewinn. Betriebsausgaben sind insgesamt relevant für Gewinnermittlung, Steuerbemessung und betriebliche Buchführung.