In Kürze
Die EDV-Abrechnung ist die computergestützte Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Sie ersetzt die frühere manuelle Abrechnung und ist heute in fast allen Unternehmen üblich.
Definition
Jeder Arbeitnehmer hat Anspruch auf eine Lohn- oder Gehaltsabrechnung, aus der die Zusammensetzung seiner Vergütung klar hervorgeht. Diese Abrechnung wird heute in der Regel monatlich erstellt — und zwar mithilfe von Datenverarbeitungsanlagen, also Computern. Man spricht dann von einer EDV-Abrechnung.
Grundsätzlich gibt es zwei Wege, wie eine EDV-Abrechnung durchgeführt werden kann:
- Externe Abrechnung (Außer-Haus-Verarbeitung): Ein Steuerberater, Buchführungshelfer oder ein Rechenzentrum übernimmt die Abrechnung. Das Unternehmen kann dabei zwischen verschiedenen Leistungspaketen wählen — von der reinen Datenverarbeitung bis zum Komplettservice inklusive aller Listen und Überweisungsträger.
- Interne Abrechnung (Im-Haus-Verarbeitung): Das Unternehmen erledigt die Abrechnung selbst mit einer entsprechenden Abrechnungssoftware. Diese muss regelmäßig durch Updates aktuell gehalten werden, damit gesetzliche Änderungen berücksichtigt werden.
Die EDV-Abrechnung bietet gegenüber der manuellen Abrechnung klare Vorteile — sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber:
- Für Arbeitnehmer: Die Abrechnung ist übersichtlich und nachvollziehbar. Jahreswerte für Sozialversicherung, Steuern und das aufgelaufene Jahresarbeitsentgelt sind auf einen Blick erkennbar.
- Für Arbeitgeber: Rechenfehler bei Bruttoverdiensten, Steuerarten und Sozialversicherungsbeiträgen werden ausgeschlossen. Die Software ist stets rechtlich aktuell. Außerdem spart die EDV-Abrechnung erheblich Zeit und Personalkosten im Vergleich zur manuellen Bearbeitung.
Eine typische EDV-Abrechnung enthält unter anderem persönliche Steuerdaten (z. B. Steuerklasse, Kinderzahl, Religionszugehörigkeit), den Abrechnungszeitraum, eine Aufschlüsselung der Lohnarten mit Stunden und Beträgen sowie alle gesetzlichen Abzüge für Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag, Kirchensteuer und Sozialversicherungsbeiträge.
