Personalakte

In Kürze

Die Personalakte ist eine Sammlung aller Unterlagen und Daten, die die persönlichen und beruflichen Verhältnisse eines Arbeitnehmers im Rahmen eines Arbeitsverhältnisses betreffen. Jeder Arbeitnehmer hat das Recht, jederzeit und ohne Begründung in seine eigene Personalakte Einsicht zu nehmen.

Definition

Eine Personalakte umfasst die Gesamtheit aller Urkunden, Belege, Schriftwechsel und Daten, die im Zusammenhang mit einem konkreten Arbeitsverhältnis stehen. Maßgeblich ist allein der funktionale Bezug zum bestehenden oder beendeten Arbeitsverhältnis – Inhalte müssen ein sachliches Interesse des Arbeitgebers im arbeitsrechtlichen Zusammenhang aufweisen.

Die Führung kann schriftlich, als Kartei oder elektronisch erfolgen; entscheidend ist, dass ein einheitlicher Zuordnungszusammenhang besteht. Eine gesetzliche Pflicht zur Führung einer Personalakte gibt es nicht. In der Praxis ist sie jedoch für die Personalverwaltung sowie zur Erfüllung handels-, steuer- und sozialversicherungsrechtlicher Pflichten nahezu unverzichtbar.

Typische Inhalte einer Personalakte sind:

• Bewerbungsunterlagen und Ergebnisse von Eignungstests
• Beurteilungen, Bescheinigungen und Zeugnisse
• Abmahnungen und Verwarnungen
• Krankheitszeiten und Arbeitsunfälle
• Angaben zu Berufsbildung und beruflicher Entwicklung
• Steuerkarte und sonstiger Schriftwechsel

Der Arbeitgeber muss bei der Aufnahme von Unterlagen das Persönlichkeitsrecht des Arbeitnehmers beachten. Unrichtige Einträge muss er auf Verlangen korrigieren; tut er das nicht, kann der Arbeitnehmer das Arbeitsgericht anrufen. Die Personalakte ist außerdem klar von medizinischen Behandlungsunterlagen des Betriebsarztes abzugrenzen – diese gehören nicht in die Personalakte.

Einsichtsrecht: Nach § 83 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) darf jeder Arbeitnehmer jederzeit und ohne Begründung in seine Personalakte einsehen – einschließlich aller Neben- oder Sonderakten. Er darf sich dabei Notizen machen und auf Wunsch ein Betriebsratsmitglied hinzuziehen, das zur Verschwiegenheit verpflichtet ist. Nach § 83 Abs. 2 BetrVG hat der Arbeitnehmer zudem das Recht, schriftliche Gegendarstellungen einzureichen, die auf sein Verlangen der Akte beigefügt werden müssen.

Datenschutz: Der Arbeitgeber ist verpflichtet, Personalakten sorgfältig zu verwahren und vertraulich zu behandeln. Inhalte dürfen ohne Zustimmung des Arbeitnehmers nicht an Dritte weitergegeben werden. Digitale Personalakten unterliegen zusätzlich den Anforderungen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG).