Personalkosten

In Kürze

Personalkosten sind alle Aufwendungen, die einem Unternehmen durch den Einsatz von Beschäftigten entstehen — von Löhnen und Gehältern über Sozialversicherungsbeiträge bis hin zu freiwilligen Zusatzleistungen. Sie bilden eine zentrale Größe für interne Planung, Steuerung und wirtschaftliche Auswertungen.

Definition

Personalkosten erfassen sämtliche geldwerten Aufwendungen, die Arbeitgebern durch die Beschäftigung von Arbeitnehmern unmittelbar oder mittelbar entstehen. Erfasst werden diese Kosten unabhängig von Vertragsform, Beschäftigungsdauer oder organisatorischer Zuordnung im Unternehmen — in der Regel für einen bestimmten Zeitraum, etwa ein Jahr, ein Quartal oder einen Monat.

Im betrieblichen Alltag wird der Begriff oft uneinheitlich verwendet. Im engeren Sinne bezeichnet er nur das direkte Arbeitsentgelt — also die vertraglich vereinbarte Vergütung für geleistete Arbeit. Davon zu unterscheiden sind Personalnebenkosten (gesetzliche oder tarifliche Lohn- und Gehaltsbestandteile) und Personalzusatzkosten (freiwillige, unternehmensspezifische Leistungen). Alle drei Bereiche zusammen ergeben den Personalaufwand, der sich weiter in Lohnaufwand und Gehaltsaufwand unterteilen lässt.

Für die handelsrechtliche Abgrenzung ist § 275 Handelsgesetzbuch (HGB) funktional relevant, ohne den Begriff abschließend zu normieren. Eine gesetzliche Verpflichtung zur Bildung oder Offenlegung von Personalkosten besteht arbeitsrechtlich nicht.

Zu den typischen Bestandteilen der Personalkosten gehören:

• Löhne für gewerbliche Arbeitnehmer: Zeitlohn, Akkordlohn, Prämienlohn, Zulagen und Zuschläge sowie Entgeltfortzahlungen bei Krankheit, Urlaub oder Feiertagen
• Gehälter für kaufmännische und technische Angestellte: Monatsgehalt, Provision, Leistungszulage
• Vergütungen für Führungskräfte: Monatsvergütung und Tantieme
• Ausbildungs- und Praktikantenvergütungen: gewerblich, technisch, kaufmännisch oder als Praktikum
• Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung: Beiträge zur Renten-, Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung
• Beiträge zur gesetzlichen Unfallversicherung
• Tarifliche und freiwillige Personalnebenkosten: zum Beispiel Weihnachtsgeld, 13. Monatsgehalt oder Urlaubsgeld

Nicht zu den Personalkosten zählt der sogenannte kalkulatorische Unternehmerlohn, der in Personengesellschaften rechnerisch angesetzt wird.

Einmalige Zahlungen wie Weihnachtsgeld oder Urlaubsgeld werden in der Kostenrechnung gleichmäßig auf alle Monate verteilt, damit das Betriebsergebnis nicht in einzelnen Monaten verzerrt wird. Aufgrund gesetzlicher und tariflicher Vorgaben lassen sich Personalkosten kurzfristig kaum senken — Fachleute sprechen hier von Kostenremanenz: Wegen gesetzlicher oder vertraglicher Kündigungsfristen können Personalkosten bei sinkendem Umsatz oft nicht schnell genug reduziert werden.

Der Anteil der Personalkosten an den Gesamtbetriebskosten ist je nach Branche sehr unterschiedlich: In produzierenden Unternehmen liegt er häufig bei 50 bis 60 Prozent, in Dienstleistungsunternehmen oft bei 80 Prozent oder mehr. Zur Einschätzung der wirtschaftlichen Bedeutung werden zwei Kennzahlen genutzt:

• Personalintensität: Personalkosten geteilt durch Gesamtkosten oder Umsatzerlöse — zeigt, welchen Anteil die Personalkosten am Gesamtgeschäft haben. Unternehmen mit einem Anteil von über 50 % gelten als personalintensiv und reagieren besonders empfindlich auf Lohnerhöhungen oder Beschäftigungsschwankungen.
• Durchschnittliche Personalkosten je Arbeitnehmer: Gesamte Personalkosten geteilt durch die durchschnittliche Beschäftigtenzahl — ermöglicht Vergleiche innerhalb einer Branche.