Personalkennzahlen

In Kürze

Personalkennzahlen sind messbare Verhältniswerte, mit denen Unternehmen wichtige Informationen über ihre Belegschaft, Personalkosten und Arbeitsleistung erfassen und auswerten. Sie helfen dabei, den Personalbereich strukturiert zu beschreiben, Schwachstellen frühzeitig zu erkennen und gezielt zu steuern.

Definition

Personalkennzahlen sind zahlenmäßig abgeleitete Verhältnis- oder Relativwerte aus Personaldaten — das heißt, eine Größe wird ins Verhältnis zu einer anderen gesetzt, zum Beispiel als Prozentwert. Sie werden im Rahmen des sogenannten Personal-Controllings eingesetzt, also der laufenden Überwachung und Steuerung aller personalrelevanten Vorgänge im Betrieb.

Eine gesetzliche Verpflichtung zur Bildung oder Anwendung von Personalkennzahlen besteht nicht. Sie stützen sich auf betriebswirtschaftliche Grundsätze und dienen als objektivierende Informationsgrundlage für personalbezogene Planungs-, Steuerungs- und Kontrollentscheidungen. Abzugrenzen sind sie von rein finanziellen Unternehmenskennzahlen ohne unmittelbaren Personalbezug.

Grundsätzlich lassen sich Personalkennzahlen in vier Bereiche einteilen:

• Belegschaft und Belegschaftsstruktur: Gesamtzahl der Beschäftigten, aufgeteilt nach Alter, Geschlecht, Qualifikation, Beruf, Abteilung oder Betriebszugehörigkeit.
• Personalkosten: Zum Beispiel die Personalaufwandsquote (Anteil des gesamten Personalaufwands an der Gesamtleistung), Personalintensität (Anteil der Personalkosten am Umsatz), Durchschnittslöhne sowie das Verhältnis von Zusatzkosten zu Basiskosten.
• Arbeitsleistung: Gegenüberstellung von Arbeitseinsatz (Input) und erzieltem Ergebnis (Output), etwa Umsatz je Mitarbeiter in einem bestimmten Zeitraum.
• Verhalten und Einstellung der Beschäftigten: Zum Beispiel die Fehlzeitenquote (Anteil der Ausfallzeiten an der Sollarbeitszeit) und die Fluktuationsquote (Anteil der Mitarbeiter, die das Unternehmen verlassen).

Zu den häufig genutzten Einzelkennzahlen gehören außerdem:

• Beschäftigungsgrad: Verhältnis von tatsächlicher zu maximal möglicher Kapazitätsauslastung.
• Personalaufwandsstruktur: Prozentualer Anteil bestimmter Kostenarten (z. B. Löhne, Gehälter, Sozialaufwand) am gesamten Personalaufwand.
• Krankenquote: Prozentualer Anteil erkrankter Mitarbeiter an der Gesamtbelegschaft — alternativ als Verhältnis von Krankentagen zu Gesamtarbeitstagen.
• Altersstruktur: Verteilung der Belegschaft auf verschiedene Altersgruppen, zum Beispiel in Schritten von fünf oder zehn Jahren.

Bei der Berechnung des Personalbestands werden bestimmte Personengruppen nicht mitgezählt. Dazu gehören laut § 1 Absatz 1 Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG) zum Beispiel Leiharbeiter sowie Vorstandsmitglieder, Aufsichtsratsmitglieder, Auszubildende und mitarbeitende Familienangehörige ohne Arbeitsvertrag.

Personalkennzahlen lassen sich je nach Bedarf weiter aufgliedern, etwa nach Abteilungen oder Standorten. Wichtig zu wissen: Sie erfassen vor allem messbare, also quantitative Informationen. Qualitative Aspekte wie Motivation, Betriebsklima oder Führungsstil lassen sich damit nur eingeschränkt abbilden — ergänzend werden daher häufig Mitarbeiterbefragungen oder Potenzialanalysen eingesetzt.