In Kürze
Die Lohn- und Gehaltsabrechnung zeigt jedem Arbeitnehmer, wie sich sein Verdienst zusammensetzt und welche Abzüge vorgenommen werden. Sie ist ein zentraler Teil des betrieblichen Personalwesens und erfüllt sowohl eine Informations- als auch eine Nachweispflicht.
Definition
Die Lohn- und Gehaltsabrechnung — auch Personalabrechnung oder Verdienstabrechnung genannt — ist die monatliche Berechnung und Dokumentation des Arbeitsentgelts eines Arbeitnehmers. Sie weist den Bruttoverdienst, alle gesetzlichen Abzüge sowie den ausgezahlten Nettobetrag aus.
Jeder Arbeitnehmer hat Anspruch auf eine Abrechnung, aus der klar hervorgeht, wie sich seine Vergütung zusammensetzt. Beim Zeitlohn müssen zum Beispiel die geleisteten Stunden und der Stundenlohn ausgewiesen sein, beim Akkordlohn die Leistungsberechnung.
Die Abrechnung erfüllt zwei grundlegende Aufgaben: Sie informiert den Arbeitnehmer über seinen Verdienst und dient dem Unternehmen als Nachweis gegenüber externen Stellen wie Finanzamt, Krankenkassen und Arbeitsamt. Außerdem bildet sie die Grundlage für die betriebliche Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung.
Ablauf einer Lohn- und Gehaltsabrechnung:
- Ermittlung des Lohn- oder Gehaltsanspruchs auf Basis des Arbeitsvertrags sowie gesetzlicher, tariflicher und betrieblicher Regelungen
- Berücksichtigung besonderer Vergütungen, z. B. bei Kurzarbeit
- Berechnung der gesetzlichen Abzüge für Steuern und Sozialversicherung
- Ermittlung und Auszahlung des Nettobetrags
Die personenbezogene Abrechnung richtet sich nach den persönlichen Merkmalen des Arbeitnehmers, etwa Steuerklasse, Sozialversicherungszugehörigkeit oder Betriebszugehörigkeit. Grundlage ist stets der Arbeitsvertrag, ergänzt durch Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen.
Im Rahmen der Abrechnung werden auch Bescheinigungen ausgestellt, zum Beispiel für Krankengeld, Wohngeld, Arbeitslosengeld oder den Lohnsteuerjahresausgleich.
Wichtige Rechtsgrundlagen (Auswahl):
- Einkommensteuergesetz (EStG) — Grundlage für den Lohnsteuerabzug
- Sozialgesetzbuch (SGB) — Regelungen zur Sozialversicherung
- Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) — allgemeines Vertragsrecht
- Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) — Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats
- Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) — Urlaubsansprüche
- Mutterschutzgesetz (MuSchG) — Schutz für werdende Mütter
- Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) — Schutz persönlicher Daten
- Tarifvertragsgesetz (TVG) — tarifvertragliche Grundlagen
