Lohn- und Gehaltsabrechnung

In Kürze

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung zeigt jedem Arbeitnehmer, wie sich sein Verdienst zusammensetzt und welche Abzüge vorgenommen werden. Sie erfüllt sowohl eine Informationspflicht gegenüber dem Mitarbeiter als auch eine Nachweispflicht gegenüber Behörden und Sozialversicherungsträgern.

Definition

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung — auch Personalabrechnung, Verdienstabrechnung oder Entgeltabrechnung genannt — ist die monatliche Aufstellung aller Vergütungsbestandteile eines Arbeitnehmers. Sie weist den Bruttoverdienst (z. B. Grundlohn, Zulagen, Prämien) sowie alle Abzüge (Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag, Kirchensteuer, Sozialversicherungsbeiträge) aus und führt so zum Nettoverdienst, der tatsächlich ausgezahlt wird.

Jeder Arbeitnehmer hat Anspruch auf eine solche Abrechnung. Aus ihr muss klar hervorgehen, wie der Bruttoverdienst berechnet wurde — beim Zeitlohn etwa durch Angabe der geleisteten Stunden und des Stundenlohns, beim Akkordlohn durch die Leistungsberechnung.

Die Abrechnung dient nicht nur dem Arbeitnehmer, sondern auch dem Unternehmen: Sie bildet die Grundlage für die Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung und liefert Nachweise für externe Stellen wie Finanzamt, Krankenkassen, Berufsgenossenschaft und Arbeitsagentur.

Ablauf einer Lohn- und Gehaltsabrechnung:

• Ermittlung des Lohn- oder Gehaltsanspruchs auf Basis des Arbeitsvertrags sowie gesetzlicher, tariflicher und betrieblicher Regelungen
• Berücksichtigung besonderer Vergütungen, z. B. bei Kurzarbeit
• Berechnung der gesetzlichen Abzüge für Steuern und Sozialversicherung
• Ermittlung und Auszahlung des Nettobetrags

Grundlage der Abrechnung ist der Arbeits- oder Anstellungsvertrag — ergänzt durch gesetzliche Mindestansprüche, Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen. Persönliche Merkmale des Arbeitnehmers spielen ebenfalls eine Rolle, zum Beispiel:

• Lohnsteuerklasse und Freibeträge
• Familienstand und Religionszugehörigkeit (für die Kirchensteuer)
• Sozialversicherungszugehörigkeit
• Betriebszugehörigkeit und Alter (für betriebliche Zusatzleistungen)

Im Rahmen der Abrechnung werden außerdem verschiedene Bescheinigungen ausgestellt — etwa für Krankengeld, Wohngeld, Arbeitslosengeld oder den Lohnsteuerjahresausgleich. Wegen der Vielzahl an Vorschriften sind besonders geschulte Fachkräfte erforderlich.

Wichtige Rechtsgrundlagen (Auswahl):

• Einkommensteuergesetz (EStG) — Grundlage für den Lohnsteuerabzug
• Sozialgesetzbuch (SGB) — Regelungen zur Sozialversicherung
• Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) — allgemeines Vertragsrecht und Vergütungsansprüche
• Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) — Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats
• Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) — Urlaubsansprüche und Urlaubsvergütung
• Mutterschutzgesetz (MuSchG) — Schutz bei Schwangerschaft
• Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) — Schutz persönlicher Daten
• Tarifvertragsgesetz (TVG) — tarifvertragliche Grundlagen