Personalbedarf

In Kürze

Der Personalbedarf beschreibt, wie viele und welche Arbeitskräfte ein Unternehmen benötigt, um seine Aufgaben zu erfüllen. Er bildet die Grundlage für Personalplanung, Einstellungen und Stellenentscheidungen – sowohl zu wenig als auch zu viel Personal gilt dabei als unwirtschaftlich.

Definition

Der Personalbedarf bezeichnet die objektiv erforderliche Menge und Struktur von Arbeitskräften zur Aufgabenerfüllung im Betrieb. Maßgeblich sind Umfang, Zeitpunkt, Dauer und Qualifikation des notwendigen Personaleinsatzes.

Grundlage der Ermittlung ist ein Abgleich zwischen Istzustand und Sollwerten: Zunächst wird erfasst, welche Stellen aktuell vorhanden sind – in kleineren Betrieben genügt dafür eine einfache Stellenliste, in größeren werden zusätzlich Funktionendiagramme und Stellenbeschreibungen genutzt. Anschließend wird bestimmt, wie viel Personal tatsächlich gebraucht wird. Diese Planung richtet sich nach den Unternehmenszielen in Bereichen wie Produktion, Vertrieb oder Entwicklung und kann nicht unabhängig davon erfolgen.

Man unterscheidet zwei zeitliche Arten von Personalbedarf:

• Zukünftiger Personalbedarf: Er ergibt sich aus der langfristigen Unternehmensplanung und beruht auf Schätzungen, die mit zunehmendem Zeitvorgriff ungenauer werden.
• Aktueller Personalbedarf: Er entsteht kurzfristig – etwa durch Schwankungen im Produktionsvolumen oder durch Fluktuation, also das Ausscheiden von Mitarbeitern.

Darüber hinaus wird zwischen zwei inhaltlichen Dimensionen unterschieden:

• Quantitativer Bedarf: Wie viele Personen werden benötigt?
• Qualitativer Bedarf: Welche Fähigkeiten und Qualifikationen sollen diese mitbringen? Stellenbeschreibungen helfen dabei, diese Anforderungen festzuhalten.

Eine rechtliche Verpflichtung zur dauerhaften Deckung des Personalbedarfs besteht nicht. Er ist außerdem von der konkreten Personalauswahl einzelner Beschäftigter abzugrenzen. In der Praxis dient er als Orientierungsgröße für Einstellungen, Versetzungen, Personalentwicklungsmaßnahmen und die anschließende Personalbeschaffung – also die gezielte Suche nach geeigneten Mitarbeitern.