Reisekosten

In Kürze

Reisekosten sind Ausgaben, die einem Arbeitnehmer durch eine berufliche Auswärtstätigkeit entstehen. Viele dieser Kosten kann der Arbeitgeber steuer- und beitragsfrei erstatten.

Definition

Reisekosten entstehen, wenn ein Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte tätig ist. Voraussetzung ist eine nahezu ausschließlich berufliche Veranlassung der Reise sowie das Entstehen notwendiger Aufwendungen.

Reisekosten umfassen vier Hauptkategorien: Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten (z. B. Parkgebühren oder Unfallkosten).

Fahrtkosten: Nutzt der Arbeitnehmer sein eigenes Fahrzeug, kann der Arbeitgeber entweder die tatsächlich nachgewiesenen Kosten oder pauschal 0,30 Euro je gefahrenem Kilometer steuerfrei erstatten.

Verpflegungsmehraufwand: Je nach Dauer der Auswärtstätigkeit kann ein steuer- und beitragsfreier Pauschbetrag für Verpflegung gewährt werden. Die genauen Beträge richten sich nach § 9 Abs. 4a Einkommensteuergesetz (EStG) in Verbindung mit § 6 Bundesreisekostengesetz (BRKG).

Der Anspruch auf Erstattung ergibt sich grundsätzlich aus § 670 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) als Aufwendungsersatz. Reisekosten begründen dabei keinen Vergütungsanspruch, sondern ersetzen tatsächlich entstandene oder pauschalierte Aufwendungen – sie sind klar vom Arbeitsentgelt zu unterscheiden, das unabhängig von konkreten Kosten geschuldet wird.

In der Praxis werden Reisekosten durch betriebliche Regelungen, Tarifverträge oder Einzelabrechnungen abgewickelt. Steuerliche Pauschalen und Abzugsgrenzen bestimmen dabei die lohnsteuerliche Behandlung.