Betriebsprüfung

In Kürze

Die Betriebsprüfung ist ein gesetzlich geregeltes Kontrollverfahren, das entweder vom Finanzamt (steuerliche Außenprüfung) oder vom Rentenversicherungsträger (sozialversicherungsrechtliche Prüfung) durchgeführt wird. Arbeitgeber sind dabei zur Mitwirkung verpflichtet.

Definition

Der Begriff Betriebsprüfung bezeichnet zwei unterschiedliche, aber verwandte Prüfverfahren: die steuerliche Außenprüfung durch das Finanzamt sowie die sozialversicherungsrechtliche Betriebsprüfung durch die Träger der Deutschen Rentenversicherung. Beide Verfahren dienen der nachträglichen Kontrolle, ob gesetzliche Pflichten korrekt erfüllt wurden.

1. Steuerliche Außenprüfung (Finanzamt)

Die steuerliche Betriebsprüfung – auch Außenprüfung genannt – prüft, ob ein Unternehmen seine Steuern in der Vergangenheit zutreffend berechnet und abgeführt hat. Ziel ist nicht, möglichst viele Nachzahlungen zu erzielen: Prüfer müssen auch Sachverhalte festhalten, die zugunsten des Unternehmens sprechen. Rechtsgrundlagen sind §§ 193–207 Abgabenordnung (AO) sowie die Betriebsprüfungsordnung (BpO 2000).

Vor Beginn der Prüfung erhalten Unternehmen eine Prüfungsanordnung mit Angaben zu Rechtsgrundlagen, Prüfungszeitraum, zu prüfenden Steuerarten und einer Rechtsbehelfsbelehrung. Großbetriebe werden in der Regel vier Wochen vorher schriftlich informiert, Mittelbetriebe 14 Tage vorher. Eine gesetzliche Verpflichtung zur turnusmäßigen Durchführung besteht nicht.

Geprüft werden unter anderem:

• Einkommen- bzw. Körperschaftsteuer
• Umsatzsteuer
• Gewerbesteuer
• Lohnsteuer
• Buchführung, Aufzeichnungen und Steuererklärungen für festgelegte Besteuerungszeiträume

Unternehmen werden je nach Größe in vier Klassen eingeteilt: Großbetriebe, Mittelbetriebe, Kleinbetriebe und Kleinstbetriebe. Großbetriebe werden nahezu fortlaufend geprüft, alle anderen statistisch etwa alle elf Jahre – dann meist für die letzten drei Steuerjahre.

Während der Prüfung bestehen eine Auskunftspflicht und eine Vorlagepflicht: Alle steuerlich relevanten Unterlagen wie Geschäftsbücher, Rechnungen und Buchführungsaufzeichnungen müssen vorgelegt werden. Nach § 147 Abs. 6 AO haben Prüfer auch das Recht auf Zugriff auf digitale Daten. Werden Auskünfte verweigert, kann das Finanzamt die Steuer schätzen.

Am Ende der Prüfung findet in der Regel eine Schlussbesprechung statt. Danach hat das Unternehmen Anspruch auf einen schriftlichen Prüfungsbericht, sofern die Prüfung zu Änderungen geführt hat. Wichtig: Eine strafbefreiende Selbstanzeige (§ 371 Abs. 1 AO) ist nicht mehr möglich, sobald die Prüfung begonnen hat.

Abzugrenzen ist die Außenprüfung von Sonderprüfungen wie Umsatzsteuer-Nachschauen und eigenständigen Lohnsteuerprüfungen.

2. Sozialversicherungsrechtliche Betriebsprüfung (Rentenversicherung)

Die sozialversicherungsrechtliche Betriebsprüfung wird von den Trägern der Deutschen Rentenversicherung durchgeführt und findet mindestens alle vier Jahre statt. Rechtsgrundlage ist § 28p SGB IV in Verbindung mit der Beitragsverfahrensverordnung (BVV). Geprüft wird, ob der Arbeitgeber seine Pflichten in der Sozialversicherung erfüllt hat.

Im Mittelpunkt steht die Entgeltabrechnung. Geprüft wird insbesondere:

• Ob Beschäftigungsverhältnisse versicherungsrechtlich richtig eingestuft wurden
• Ob Beiträge korrekt berechnet und abgeführt wurden
• Ob Meldungen vollständig und richtig abgegeben wurden
• Ob Umlagen – etwa nach dem Aufwendungsausgleichgesetz – richtig berechnet wurden
• Ob die Finanzbuchhaltung ordnungsgemäß geführt wurde (§ 11 BVV)

Die Prüfung findet grundsätzlich nach vorheriger Ankündigung statt – in der Regel in den Geschäftsräumen des Arbeitgebers, kann aber auch beim Steuerberater oder beim Rentenversicherungsträger erfolgen. In Ausnahmefällen – etwa bei Verdacht auf illegale Beschäftigung oder bei Insolvenz – ist auch eine unangemeldete Prüfung möglich.

Der Arbeitgeber muss alle relevanten Unterlagen vorlegen, Auskünfte erteilen und einen geeigneten Arbeitsplatz kostenlos zur Verfügung stellen. Die Kosten der Prüfung trägt der Arbeitgeber allein (§ 7 BVV).

Nach Abschluss der Prüfung erhält der Arbeitgeber innerhalb von zwei Monaten eine schriftliche Prüfmitteilung – auch wenn es keine Beanstandungen gab. Werden Nachforderungen festgestellt, ergeht ein Beitragsbescheid mit Zahlungsfrist. Beitragsforderungen verjähren nach vier Jahren (§ 25 SGB IV).

Aufbewahrung der Unterlagen: Geprüfte Unterlagen müssen bis zum Ende des Kalenderjahres aufbewahrt werden, das auf die letzte Betriebsprüfung folgt (§ 28f Abs. 1 SGB IV).

Elektronische Betriebsprüfung (euBP): Seit dem 1. Januar 2023 sind Arbeitgeber verpflichtet, prüfungsrelevante Entgeltabrechnungsdaten elektronisch aus einem systemgeprüften Programm zu übermitteln (§ 28p Abs. 6a SGB IV). Seit dem 1. Januar 2025 gilt dies auch für Daten aus der Finanzbuchhaltung. Bis Ende 2026 kann auf Antrag noch auf die elektronische Übermittlung verzichtet werden (§ 126 SGB IV), danach ist sie für alle Arbeitgeber verpflichtend.

Wichtige Rechtsgrundlagen im Überblick

• §§ 193–207 AO – Steuerliche Außenprüfung
• § 147 Abs. 6 AO – Recht der Prüfer auf Zugriff auf digitale Daten
• § 371 Abs. 1 AO – Strafbefreiende Selbstanzeige (nicht mehr möglich nach Prüfungsbeginn)
• Betriebsprüfungsordnung (BpO 2000) – Organisation und Durchführung von Außenprüfungen
• § 28p SGB IV – Grundlage der Betriebsprüfung durch Rentenversicherungsträger
• § 28f SGB IV – Aufbewahrungspflichten für Entgeltunterlagen
• § 25 SGB IV – Verjährung von Beitragsforderungen (vier Jahre)
• § 7 BVV – Ort, Kosten und Mitteilungspflichten bei der Prüfung
• § 11 BVV – Umfang der Prüfung einschließlich Rechnungswesen
• § 95b SGB IV – Systemprüfung für Datenübermittlungsprogramme
• § 126 SGB IV – Übergangsregelung zur elektronischen Betriebsprüfung