In Kürze
Die Personalverwaltung kümmert sich im Unternehmen um alle administrativen Aufgaben rund um das Arbeitsverhältnis. Dazu gehören Personaldaten, Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.
Definition
Die Personalverwaltung ist der Teil des Personalwesens, der alle organisatorischen und verwaltenden Tätigkeiten rund um Mitarbeiter übernimmt. Sie begleitet das Arbeitsverhältnis von der Einstellung bis zum Austritt.
Zu den typischen Aufgaben gehören:
- Erstellen, Verwalten und Archivieren von Personaldaten (z. B. Personalstammblätter, Lohn- und Gehaltskonten)
- Überwachung gesetzlicher, tarifvertraglicher und betrieblicher Vorschriften
- Abwicklung von Einstellung, Vertragsänderung und Kündigung einschließlich Schriftverkehr und Arbeitszeugnissen
- Auswertung von Personaldaten und Analyse der Personalkosten
- Verwaltung von Löhnen und Gehältern sowie deren Auszahlung
- Bearbeitung von Urlaubs-, Seminar- und Schulungsanträgen
- Verwaltung von Arbeitszeitnachweisen und Krankmeldungen
Ein wichtiges Hilfsmittel ist die Personalakte. Sie enthält alle Unterlagen eines Mitarbeiters – von Bewerbungsunterlagen über Arbeitsverträge und Beurteilungen bis hin zu Steuer- und Sozialversicherungsunterlagen.
Ergänzend dazu führt die Personalverwaltung Personalkarteien oder -dateien. Darin werden ständig benötigte Daten zu einzelnen Mitarbeitern gespeichert. Neben der allgemeinen Personalkartei gibt es zum Beispiel Fehlzeiten-, Nachwuchs-, Nachfolge- und Förderungskarteien.
Heute wird die reine Verwaltung zunehmend durch die Personalbetreuung ergänzt, die stärker auf die individuellen Bedürfnisse der Mitarbeiter eingeht.
