Arbeitspapiere

In Kürze

Arbeitspapiere sind alle schriftlichen Unterlagen, die ein Arbeitsverhältnis aus steuer-, sozialversicherungs- oder arbeitsrechtlichen Gründen begleiten, nachweisen oder abschließen. Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses muss der Arbeitgeber sie vollständig und ohne Zurückbehaltungsrecht an den Arbeitnehmer herausgeben.

Definition

Arbeitspapiere bezeichnen alle schriftlichen oder elektronischen Unterlagen mit unmittelbarem Bezug zum Arbeitsverhältnis — von der Anbahnung über die Durchführung bis zur Beendigung. Sie dienen der rechtlichen Dokumentation und sind für Anmeldung, Abrechnung und die nahtlose Fortsetzung weiterer Beschäftigungen praktisch bedeutsam.

Zu Beginn eines Arbeitsverhältnisses übergibt der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber seine Arbeitspapiere. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, diese sorgfältig aufzubewahren. Verliert er sie schuldhaft, kann der Arbeitnehmer Schadensersatz verlangen.

Typische Arbeitspapiere sind:

• Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) vom Finanzamt
• Versicherungsnummern-Nachweis der Rentenversicherung
• Urlaubsbescheinigung des früheren Arbeitgebers
• Arbeitszeugnis
• Arbeitsbescheinigung nach § 312 SGB III
• Nachweis der Krankenkassenmitgliedschaft
• Unterlagen über vermögenswirksame Leistungen
• Schriftliche Darlegung der wesentlichen Arbeits- und Vertragsbedingungen (geregelt in § 2 Nachweisgesetz, § 4 Berufsbildungsgesetz und § 11 Arbeitnehmerüberlassungsgesetz)

Je nach Branche können weitere Unterlagen hinzukommen, zum Beispiel ein Gesundheitszeugnis in der Lebensmittelbranche, eine Lohnnachweiskarte im Baugewerbe oder — bei Arbeitnehmern aus Nicht-EU-Staaten — die Arbeitserlaubnis. In Branchen, die besonders von Schwarzarbeit betroffen sind (etwa Bau, Gastronomie, Transport oder Gebäudereinigung), besteht zudem eine gesetzliche Pflicht, Ausweispapiere am Arbeitsort mitzuführen.

Wichtige Rechtsgrundlagen sind die Gewerbeordnung (GewO) und das Dritte Buch Sozialgesetzbuch (SGB III). Der Begriff begründet jedoch keinen eigenständigen Anspruch auf Herausgabe der vollständigen Personalakte, die ausschließlich interne arbeitgeberseitige Aufzeichnungen enthält.

Die Vorlage der Arbeitspapiere hat keinen Einfluss auf die rechtliche Wirksamkeit des Arbeitsvertrags. Eine fristlose Kündigung allein wegen fehlender Arbeitspapiere ist in der Regel nicht zulässig — es sei denn, dem Arbeitgeber entsteht dadurch ein erheblicher nachweisbarer Nachteil.

Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses muss der Arbeitgeber alle Arbeitspapiere vollständig und mit den erforderlichen Vermerken zurückgeben. Ein Zurückbehaltungsrecht — etwa wegen offener Forderungen — steht ihm dabei nicht zu. Eine schuldhaft verspätete oder fehlerhafte Rückgabe kann ebenfalls zu Schadensersatzansprüchen führen.