Reisekostenabrechnung
In Kürze
Die Reisekostenabrechnung erfasst und dokumentiert beruflich veranlasste Aufwendungen im Zusammenhang mit Auswärtstätigkeiten. Sie dient der Abrechnung, Prüfung und Erstattung oder steuerlichen Berücksichtigung entstandener Reisekosten.
Definition
Reisekostenabrechnung ist ein arbeitsrechtliches Instrument zur systematischen Erfassung dienstlich veranlasster Reiseaufwendungen. Sie bezeichnet die zusammengefasste Dokumentation von Kosten, die außerhalb der regelmäßigen Arbeitsstätte entstehen. Eine Reisekostenabrechnung liegt vor, wenn Art, Anlass, Zeitraum und Ziel einer Auswärtstätigkeit festgelegt sind. Erfasst werden ausschließlich beruflich verursachte Aufwendungen, die dem Reisenden wirtschaftlich entstanden sind. Die Reisekostenabrechnung umfasst insbesondere Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwendungen und notwendige Reisenebenkosten. Rechtsgrundlage für steuerfreie Erstattungen ist § 3 Nummer 13 Einkommensteuergesetz (EStG). Alternativ können nicht erstattete Beträge nach Maßgabe des EStG als Werbungskosten berücksichtigt werden. Eine gesetzliche Verpflichtung zur Erstellung oder Erstattung besteht arbeitsrechtlich nicht. Abzugrenzen ist die Reisekostenabrechnung von der Entfernungspauschale für Wege zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. In der Praxis dient die Reisekostenabrechnung der nachvollziehbaren Abwicklung von Dienstreisen im Arbeitsverhältnis.
