Aufbewahrungspflicht
In Kürze
Die Aufbewahrungspflicht verpflichtet zur zeitlich begrenzten Verwahrung bestimmter Unterlagen. Sie dient der rechtssicheren Nachweisführung bei möglichen Ansprüchen.
Definition
Aufbewahrungspflicht ist ein arbeitsrechtlicher Begriff. Er bezeichnet die rechtliche Verpflichtung zur Aufbewahrung von Unterlagen über einen gesetzlich bestimmten Zeitraum. Die Aufbewahrungspflicht erfasst Dokumente, die für die Begründung, Durchführung oder Beendigung von Arbeitsverhältnissen relevant sind. Sie liegt vor, wenn Unterlagen geeignet sind, bestehende oder mögliche Ansprüche rechtlich nachzuweisen. Voraussetzung ist eine objektive Relevanz der Unterlagen für Rechtsverhältnisse zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Die Dauer der Aufbewahrungspflicht orientiert sich an der regelmäßigen Verjährungsfrist arbeitsrechtlicher Ansprüche. Maßgebliche Rechtsgrundlagen sind § 195 Bürgerliches Gesetzbuch, BGB, sowie § 257 Handelsgesetzbuch, HGB. Die Aufbewahrungspflicht endet mit dem Wegfall der rechtlichen Bedeutung der betreffenden Unterlagen. Eine Verpflichtung zur dauerhaften Archivierung wird durch die Aufbewahrungspflicht nicht begründet. Sie ist von Aufbewahrungsfristen abzugrenzen, die ausschließlich handels- oder steuerrechtliche Unterlagen betreffen. In der betrieblichen Praxis gewährleistet die Aufbewahrungspflicht eine ordnungsgemäße Beweisführung bei arbeitsrechtlichen Streitigkeiten.
