Aufbewahrungspflichten
In Kürze
Aufbewahrungspflichten regeln die verpflichtende Archivierung bestimmter Unterlagen über festgelegte Zeiträume. Sie sichern die Nachprüfbarkeit geschäftlicher und steuerlich relevanter Vorgänge.
Definition
Aufbewahrungspflichten ist ein handels- und steuerrechtlicher Begriff. Er bezeichnet die gesetzliche Verpflichtung zur geordneten Aufbewahrung bestimmter Unterlagen über festgelegte Zeiträume. Aufbewahrungspflichten erfassen Unterlagen, die für Buchführung, Besteuerung oder handelsrechtliche Dokumentation objektiv erforderlich sind. Sie liegen vor, wenn Art oder Inhalt eines Dokuments gesetzlich eine zeitlich begrenzte Archivierung verlangen. Voraussetzung ist die formelle Relevanz der Unterlagen für steuerliche oder handelsrechtliche Prüfungen. Die Dauer der Aufbewahrungspflichten richtet sich nach der jeweiligen Unterlagenart und dem einschlägigen Regelungsbereich. Maßgebliche Rechtsgrundlagen sind § 257 Handelsgesetzbuch, HGB, sowie § 147 Abgabenordnung, AO. Aufbewahrungspflichten begründen keinen Anspruch auf eine darüberhinausgehende Nutzung der Unterlagen. Sie sind von freiwilligen oder vertraglich vereinbarten Aufbewahrungsregelungen abzugrenzen. In der betrieblichen Praxis sichern Aufbewahrungspflichten die rechtssichere Vorlage von Unterlagen gegenüber Finanz- und Aufsichtsbehörden.
