Personalakte
In Kürze
Die Personalakte bündelt arbeitsbezogene Informationen über eine beschäftigte Person innerhalb eines Arbeitsverhältnisses. Sie dient der strukturierten Dokumentation personalrelevanter Vorgänge.
Definition
Personalakte ist ein arbeitsrechtlicher Begriff. Er bezeichnet die Gesamtheit aller Unterlagen und Daten mit Bezug zu einem konkreten Arbeitsverhältnis. Die Personalakte erfasst Informationen, die objektiv dem beruflichen Werdegang und der Rechtsstellung dienen. Sie liegt vor, wenn arbeitsverhältnisbezogene Tatsachen systematisch gesammelt und zugeordnet sind. Erfasst sind unabhängig von Form oder Speicherort alle personenbezogenen Inhalte mit Personalbezug. Die Führung kann schriftlich oder elektronisch erfolgen, sofern ein einheitlicher Zuordnungszusammenhang besteht. Maßgeblich ist allein der funktionale Bezug zum bestehenden oder beendeten Arbeitsverhältnis. Inhalte müssen ein sachliches Interesse des Arbeitgebers im arbeitsrechtlichen Zusammenhang aufweisen. Die Personalakte unterliegt dem Einsichtsrecht der betroffenen Person nach § 83 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG). Dieses Recht umfasst sämtliche gespeicherten Unterlagen einschließlich Neben- oder Sonderakten. Eine gesetzliche Verpflichtung zur Führung einer Personalakte besteht nicht. Die Personalakte ist von medizinischen Behandlungsunterlagen des Betriebsarztes abzugrenzen. In der Praxis dient sie als zentrale Grundlage personaladministrativer und arbeitsrechtlicher Entscheidungen.
