Rechnungsfreigabe
In Kürze
Die Rechnungsfreigabe bezeichnet den formalen Abschluss einer internen Rechnungsbearbeitung vor Weiterverarbeitung. Sie markiert den Zeitpunkt, ab dem eine Rechnung als verbindlich behandelt wird.
Definition
Rechnungsfreigabe ist ein betriebswirtschaftliches Instrument des Rechnungswesens. Sie beschreibt den formal festgelegten Vorgang, mit dem eine geprüfte Rechnung zur weiteren Verwendung autorisiert wird. Die Rechnungsfreigabe liegt vor, wenn die sachliche, rechnerische und formale Richtigkeit der Rechnung festgestellt ist. Voraussetzung ist, dass alle erforderlichen Rechnungsangaben vollständig, widerspruchsfrei und systemseitig eindeutig zugeordnet sind. Die Rechnungsfreigabe setzt eine abgeschlossene Rechnungsprüfung sowie eine dokumentierte Freigabeentscheidung voraus. Funktional erforderlich sind dabei die Vorgaben des Umsatzsteuergesetzes, insbesondere § 14 Absatz 4 Umsatzsteuergesetz (UStG). Eine gesetzliche Verpflichtung zur Durchführung einer Rechnungsfreigabe als eigenständigem Verfahren besteht nicht. Die Rechnungsfreigabe ist von der Rechnungsprüfung abzugrenzen, da sie deren Ergebnis formell bestätigt. In der Praxis dient die Rechnungsfreigabe der rechtssicheren Weiterleitung, Zahlungsauslösung oder Übermittlung von Rechnungen.
