Spesenabrechnung
In Kürze
Spesenabrechnung bezeichnet die formalisierte Erfassung und Geltendmachung dienstlich veranlasster Auslagen. Sie dient der finanziellen Abwicklung von Kosten im Zusammenhang mit beruflichen Reisen.
Definition
Spesenabrechnung ist ein arbeitsrechtliches Instrument zur Erfassung und Abrechnung dienstlich veranlasster Aufwendungen von Beschäftigten. Sie umfasst die systematische Dokumentation erstattungsfähiger Kosten, die im Rahmen betrieblicher Tätigkeiten außerhalb der Arbeitsstätte entstehen. Eine Spesenabrechnung liegt vor, wenn dienstliche Auslagen sachlich zugeordnet, zeitlich bestimmt und belegmäßig nachgewiesen sind. Erstattungsfähig sind ausschließlich Kosten, die objektiv durch die Ausführung arbeitsvertraglicher Pflichten verursacht wurden. Die Spesenabrechnung setzt voraus, dass Art, Höhe und Anlass der Aufwendungen nachvollziehbar festgelegt und überprüfbar sind. Rechtsgrundlage für den Aufwendungsersatz ist § 670 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB), soweit keine spezielleren Regelungen bestehen. Die Spesenabrechnung begründet keinen eigenständigen Anspruch ohne bestehendes Auftrags- oder Arbeitsverhältnis. Sie ist von der Lohnabrechnung abzugrenzen, da sie keinen Vergütungsbestandteil, sondern Kostenersatz betrifft. Die Spesenabrechnung dient in der Praxis der standardisierten Abwicklung betrieblicher Reisekosten und sonstiger dienstlicher Auslagen.
